Value Proposition Canvas
V isualiseer je IT-behoefte
Herken je dit? Je organisatie groeit en plotseling heb je overal tools: boekhoudsoftware hier, planningsprogramma's daar, projectbeheertools, salarisadministratie... De lijst wordt steeds langer. In het begin voelt dit geweldig. Elke afdeling krijgt precies de tool die ze nodig hebben. Maar dan gebeurt er iets vreemds: die tools die je zouden moeten helpen, beginnen je juist te vertragen.
Wanneer hulpmiddelen een hindernis worden
Het probleem heeft zelfs een naam: disconnection debt. Klinkt heftig, maar het is eigenlijk heel simpel.
Je medewerkers voeren dezelfde gegevens drie keer in, in drie verschillende systemen. Ze kopiëren informatie van tool naar tool. En als ze een rapport nodig hebben? Dan moeten ze gegevens uit vijf verschillende programma's bij elkaar sprokkelen.
Het resultaat? Tijdverspilling, fouten, en niemand vertrouwt meer op de data. Precies het tegenovergestelde van wat je wilde bereiken.
De verleidelijke valstrik van snelle oplossingen
Je eerste gedachte is waarschijnlijk: "Laten we al die tools dan gewoon aan elkaar koppelen!" Veel grote softwareleveranciers bieden dit ook aan. Het lijkt de perfecte oplossing.
Maar pas op. Zonder de juiste visie creëer je een digitaal kaartenhuis. Alle tools worden zo afhankelijk van elkaar dat je er geen enkele meer kunt vervangen zonder dat het hele systeem instort. Je zit gevangen in een 'vendor lock-in' - precies wat een wendbare organisatie moet vermijden.
De slimme aanpak: eerst begrijpen, dan bouwen
Voordat je ook maar één integratie opzet, moet je een stap terug doen. Je hebt grondig onderzoek nodig. Niet naar technologie, maar naar mensen.
Hier komt het Value Proposition Canvas van Alexander Osterwalder om de hoek kijken. Dit canvas is eigenlijk een soort röntgenfoto van je organisatie. Het brengt drie dingen in kaart:
- Jobs: Welke taken voeren mensen uit?
- Pains: Waar lopen ze tegenaan?
- Gains: Wat hebben ze nodig om beter te kunnen werken?
Zo pak je het aan in de praktijk
Organiseer inventarisatiesessie per afdeling. Waarom per afdeling? Omdat je mensen dan de ruimte geeft om eerlijk te zijn over hun dagelijkse frustraties.
In zo'n sessie gebeurt er vaak iets bijzonders. Medewerkers beginnen te praten over problemen waar ze zich niet eens meer bewust van waren. "Oh, dat doe ik al jaren zo, ik dacht niet dat het anders kon."
Door systematisch door alle processen te lopen, ontstaat er een helder beeld van waar de echte knelpunten zitten. En belangrijker nog: waar de grootste kansen liggen.
Na elke sessie rangschik je de problemen en behoeften op prioriteit. Wat zijn de quick wins? Waar zit de meeste pijn? Welke oplossing geeft de grootste impact?
Van inzicht naar actie
Aan het eind van alle sessies heb je een compleet overzicht:
- Waar liggen de grootste kansen?
- Welke problemen komen bij meerdere afdelingen voor?
- Hoe kan je organisatie het meest geholpen worden?
Deze informatie, gecombineerd met jullie organisatievisie en het huidige ICT-landschap, vormt de basis voor een sterk advies.
De kracht van kleine stappen
Het mooie van deze aanpak? Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. We werken in iteraties naar het einddoel toe.
Zo profiteert je organisatie snel van de inspanningen en blijf je flexibel voor veranderingen. Want laten we eerlijk zijn: over twee jaar zijn jullie wensen weer anders dan vandaag.
